Ringkasan materi

B. Menerapkan Prosedur Kegiatan Rapat

1. Pengertian Rapat

          Rapat(conference atau meeting) adalah alat/media komunikasi kelompok yang mempunyai sifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan.

2. Jenis-Jenis Rapat dan Syarat-Syaratnya

A. Jenis-Jenis Rapat

1. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi tiga,yakni

a. Rapat penjelasan 

b. Rapat pemecahan masalah

c. Rapat perundingan

2. Menurut sifatnya,dapat dibedakan menjadi dua,yakni

a. Rapat formal

b. Rapat informal

3. Menurut jangka waktunya,dapat dibedakan menjadi tiga,yakni

a. Rapat mingguan

b. Rapat bulanan

c. Rapat tahunan

B. Syarat-syarat Rapat

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi

2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka

3. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinanan,notulen,moderator,peserta rapat,masalah yang di bahas.

3. Tujuan Rapat

a. Memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

b. Menyampaikan informasi,perintah dan pernyataan

c. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern

d. Agar peserta rapat dapat ikut berpatisipasi

d. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

e. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

4. Unsur-unsur dan tata tertib rapat

a. Unsur-unsur rapat

1.) Tujuan rapat

2.) Masalah yang dirapatkan

3.) Pemimpin rapat

4.) Media rapat

5.) Notulis atau sekretaris

B. Tata tertib rapat

1.) Tepat waktu dalam memulai rapat

2.) Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik

3.) Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain

4.) Bersifat terbuka

5.) Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat,jelas, dan lugas

6.) Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat 

7.) Selalu ada kesimpulan yang diambil

5. Prosedur Rapat

a. Panitian penyelenggara melakukan prapersiapan

b.Panitia penyelenggara melakukan persiapan

c. Panitian penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat

d. seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat

e. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat

6. Etika Rapat dan Gaya Komunikasi

          Etika rapat adalah norma,nilai,kaidah atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.

          Gaya Komunikasi Sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat, Setiap orang Berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan Suatu komunikasi

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi,antara lain 

a. Persyaratan komunikasi yang efektif 

b. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah

c. Bahasa yang digunakan jelas,singkat,dan santun,serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.

d. Budi pekerti, watak dan etika turut memengaruhi gaya komunikasi seseorang.

Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan,antara lain

a. Pakaian

b. Pandangan mata

c. Mimik wajah 

d. Sikap badan

e. Suara

f. Tulisan

7. Rapat Telekonferensi ( Teleconference)
          Teleconference atau telekonferensi atau telesimar adalah jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan di hubungkan oleh suatu sistem Telekomunikasi

8. Jenis-Jenis Konferensi
a. Audio conference (conference call)
    Merupakan atau lebih pertisipan dengan menggunakan fasilitas telepon di mana komunikasi yang terjadi antara pastisipan hanya dalam bentuk suara (audio)
b. Video Conference
     Merupakan teknologi komunikasi yang memungkinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.